Copy of Экспедиторское дело / 5.2

“

Этап от подтверждения коммерческого предложения клиентом до приема груза у отправителя насыщен многими оперативными вопросами. Хороший специалист будет знать, как их решить, отличный — предупредит возможные задержки и трудности.

Глоссарий

Для успешного освоения материала рекомендуем вам изучить следующие понятия:

Документ, в котором подробно рассказывается о предлагаемой услуге или товарах

Cчет за товар, который выписывается продавцом на имя покупателя и содержит описание товара и требование уплатить указанную сумму. Является одним из основных документов, используемых при таможенном контроле. Идентичен обычному счету-фактуре, но используется преимущественно во внешнеторговых операциях и содержит некоторые условия, специфичные для внешней торговли

Товаросопроводительный документ, в котором содержится полный перечень товаров по каждому товарному месту в отдельности (коробка, ящик, паллета и т.д.). Отгрузка товара покупателю обычно сопровождается выпиской упаковочных листов

Международные правила торговли, определяющие обязанности, стоимость и риски, возникающие при доставке товара от продавцов к покупателям

Разрешение на отгрузку и отправку товара

Доставка груза от места его получения до места погрузки перевозчиком на основное средство транспортировки

Международная перевозка на основном средстве транспортировки

Валовая прибыль, разница между выручкой и себестоимостью сбытой продукции или оказанной услуги

Основная авианакладная. Существуют два вида авианакладных: основная MAWB (Master Air Waybill) и домашняя HAWB (House Air Waybill). MAWB носит порядковый номер с префиксом авиакомпании и назначается самой авиакомпанией. В ней указывается название и адрес агентов тех стран, откуда отправляется груз и куда прибывает. HAWB носит порядковый номер, который назначает сам агент. В ней указывается вся информация об отправителе и получателе согласно приложенному инвойсу

Видеолекция

Конспект

Оформление договора-заявки

Что должно быть заполнено:

Номер и дата договора-заявки

Экспедитор и клиент — юридические лица соответствующих компаний исполнителя и заказчика услуг

Контактное лицо — основные, ответственные за перевозку груза, сотрудники с обеих сторон, которые решают все оперативные вопросы по поставке

Грузополучатель — фактическое юридическое лицо, которое должно получить груз

Адрес получателя. Позволяет сразу правильно рассчитать стоимость локальной доставки

Контактное лицо грузополучателя — ответственный за приемку груза. Эта информация необходима, чтобы согласовать дату и время доставки груза, заказать пропуск на машину, которая будет доставлять его

Наименование и стоимость груза. Должны быть взяты из коммерческого инвойса

Данные по весогабаритным характеристикам и общий вес брутто. Берутся из упаковочного листа и могут быть скорректированы после приема груза у отправителя, если будут отличаться от заявленных

Важно: оплачиваемый вес груза должен быть выверен и указан корректно, т.к. на его основании производится расчет всех услуг по доставке груза

Условия поставки — Инкотермс согласно коммерческому инвойсу

Пункт отправления и назначения — это фактическое место, в котором поставка начнется и закончится основным перевозчиком

Стоимость услуг. Она должна быть рассчитана по тарифам из КП, т.к. счёт за оказанные услуги будет выставлен на основе договора-заявки и транспортного документа. Валюта также берется из КП

Важно: в договоре-заявке должны быть прописаны порядок действий при изменении тарифов и правила выставления счёта

Ставки действительны до — срок валидности ставок, берется из КП

Прочая информация. Тут можно прописать специальные требования по доставке груза: транзитное время, температурный режим, условия транспортировки, адрес и контакты грузоотправителя

Реквизиты сторон, заключивших между собой данный договор

Важно: без этих данных идентификация исполнителя и заказчика услуг будет невозможна, и обязанности по договору могут быть подвержены опровержению

Алгоритм действий для направления инструкций по поставке в страну отправления

1.

Направить клиенту авансовый счет, чтобы он перевел предоплату.
Без нее невозможно дать green light коллегам в стране отправления

2.

Проверить полученные документы для таможенного оформления. Нужно убедиться, что условия поставки, стоимость и наименование товара совпадают во всех документах

Коммерческий инвойс

Коммерческий инвойс является основным документом, регламентирующим права и обязанности продавца и покупателя, если:

нет контракта купли-продажи
в инвойсе прописаны условия поставки — Инкотермс, реквизиты сторон, наименование и стоимость товара, сроки и условия оплаты

Важно

Коммерческий инвойс и упаковочный лист могут быть в одном документе или в разных — все зависит от правил документооборота продавца товара

Что должно быть в коммерческом инвойсе

Полная информация об отправителе (shipper) и получателе (consignee): юридические названия и адреса, контактные данные

Дата и номер

Shipping Mark — сводная информация по поставке. Дает возможность быстро сориентироваться откуда / куда и сколько необходимо доставить груза

Место отправления и назначения

Весогабаритные характеристики груза, включая вес нетто

Наименование товаров, их стоимость, валюта

Инкотермс и код ТНВЭД

Информация об упаковке груза: во что упакован товар, вес брутто и размеры грузовых мест

3.

Если в документах все в порядке, направить их коллеге из таможенного отдела для дальнейшей работы по подготовке импортной декларации на товар, а также расчету таможенных платежей (НДС, пошлины, сборы), которые клиент будет должен оплатить согласно таможенному кодексу

4.

Написать и направить инструкции по доставке груза для коллег в стране отправления, чтобы они могли начать подготовку со своей стороны. Язык общения между зарубежными офисами — английский

Прочитать письмо

Dear colleagues,

Please be informed that we have received an order on EXW shipment from Frankfurt to Moscow as per the attached invoice and currently we are waiting for the advanced payment from the customer to proceed with the shipment. It is a test shipment for our new customer. Potential volume is 1 shipment per week. So at the moment I kindly ask you to do the preliminary arrangements and be ready to ship the cargo once you receive GL from my end*.

Cargo details: 2 pcs, 434 kg gross, 220х80х100 cm 114 kg, 120х80х130 cm 320 kg.

Automotive spare parts**.

***1. Use standard DtD service based on the corporate on-line quotation tool and send me the rates for check and confirmation.
2. Issue direct to consignee MAWB according to the shipper and consignee's details from the commercial invoice attached.
3. Please keep in touch with the shipper (contact details are mentioned in the invoice) and be sure that the cargo is packed properly, all documents for export customs formalities are available and the cargo is ready to be picked up.
4. If possible please send a preliminary booking request to the airline on the 1^st available flight to Moscow in 2-3 days.
****Once the advanced payment is received I will provide you with my GL.

Please confirm if everything is clear by return. In case of any questions please feel free to contact me.

Elizaveta Nekrasova
Airfreight specialist
Freight Forwarding LLC
161069 Russia, Moscow, Novinskiy bulvar, 8
Tel.: +7 (495) 641 3486 ext 1442,
e-mail: elizaveta.nekrasova@ff.com

Важно

Забирать груз у отправителя и отправлять его до финального подтверждения и получения green light нельзя

Что должно быть в письме с инструкциями

Общая информация о поставке, клиенте, его ожиданиях о доставке груза, планируемых объемах в дальнейшем
Сводная информация о грузе, чтобы сразу идентифицировать его

Сами инструкции по приему, обработке и отправке груза в страну назначения:
- При условиях поставки EXW или FCA перепроверить тарифы, по которым офис в стране отправления выставит счет за экспортные формальности и обработку груза (pre-carriage rates) и за саму международную перевозку (main leg rates). Это нужно для того, чтобы валовая прибыль Gross Profit была положительной, и ваша компания заработала деньги
- Проверить совпадение наименования и адреса отправителя / получателя в MAWB, коммерческом инвойсе и контракте, если он есть
- Заблаговременно связаться с отправителем для проверки готовности груза к отправке и актуальности документов для экспортного таможенного оформления
- Бронировать рейс заранее, чтобы не терять время, когда все формальности по приему груза и экспортному оформлению будут закрыты

Описание ваших дальнейших действий и прогнозы по поставке, чтобы ваш коллега понимал, что его ждет, и когда нужно что-то сделать
Просьба подтвердить в обратном ответе, что ваши инструкции получены и понятны, чтобы у вас была возможность оперативно решить вопросы от коллеги из офиса

“

Теперь вы знаете, как оформить заявку от клиента и на что при этом стоит обратить внимание. А также обладаете информацией о том, что нужно сообщить своим коллегам в стране отправления, чтобы они могли начать подготовку к поставке со своей стороны.
А сейчас проверьте свои знания, пройдя интерактивное задание.

Интерактивное задание

Тест