Экспедиторское дело / 5.5

“

Наша история почти окончена: дело сделано, осталось только корректно завершить поставку. Какие документы необходимо для этого подготовить и как избежать досадных ошибок?

Глоссарий

Для успешного освоения материала рекомендуем вам изучить следующие понятия:

Процедура помещения товаров и транспортных средств под определенный таможенный режим. А также завершение действия этого режима в соответствии с требованиями и положениями Таможенного кодекса Таможенного союза

Специально выделенное и обустроенное помещение, где осуществляется временное хранение товаров и транспортных средств, перемещаемых через таможенную границу страны

Основная авианакладная. Существуют два вида авианакладных: основная MAWB (Master Air Waybill) и домашняя HAWB (House Air Waybill). MAWB носит порядковый номер с префиксом авиакомпании и назначается самой авиакомпанией. В ней указывается название и адрес агентов тех стран, откуда отправляется груз и куда прибывает. HAWB носит порядковый номер, который назначает сам агент. В ней указывается вся информация об отправителе и получателе согласно приложенному инвойсу

Валовая прибыль. Разница между выручкой и себестоимостью сбытой продукции или оказанной услуги

Разрешение на отгрузку и отправку товара

Видеолекция

Конспект

Алгоритм действий для завершения поставки

1. На второй день импортного таможенного оформления проинформировать клиента о выпуске груза в свободное обращение и подтвердить доставку груза на следующий день

Прочитать письмо

Алла, здравствуйте!

Информирую вас о том, что все этапы таможенного контроля пройдены, дополнительных проверок инспектор не назначил и, соответственно, сегодня в ближайшее время груз должен быть выпущен в свободное обращение. Поэтому локальную доставку мы будем планировать на завтра по адресу, указанному в договоре-заявке. Утром я пришлю вам контактные данные водителя и номер машины, чтобы вы заказали пропуск.

Спасибо.

Елизавета Некрасова
Специалист по международным авиаперевозкам
ООО «Фрейт Форвардинг»
161 069 Россия, г. Москва, Новинский бульвар, 8
Тел.: +7 (495) 641 3486,
Факс: +7 (495) 641 3487
e-mail: elizaveta.nekrasova@ff.com

Важно

Поставку нельзя считать завершенной до тех пор, пока клиент не получит комплект закрывающих документов

2. Подготовить заявку в финансовый отдел для выставления счета

Что должно быть в заявке

1. Общая информация о поставке: номер транспортного документа, весогабаритные характеристики груза

2. Наименование клиента и номер документа, на основании которого необходимо выставить счет

3. Курсы валют на заданную дату для пересчета всех услуг и затрат в какую-то одну валюту — для выставления счета в рубли, для подсчета прибыли в EUR или USD

4. Затраты (Cost) — общие суммы абсолютно всех затратных счетов от подрядчиков. Что это может быть:

счет за международную перевозку от офиса в стране отправления
счет от склада временного хранения за терминальную обработку, погрузку-разгрузку и хранение груза
счет от подрядчика за локальную доставку

Важно

Все затраты указываются без НДС

5. Услуги или Доходы (Revenue) — все услуги, которые по факту были оказаны и обязательно согласованы в договоре-заявке

Важно

Включить в счет услугу, которая была оказана, но не согласована и не отображена в договоре-заявке, нельзя. Для этого необходима дополнительная заявка от клиента

6. Валовая прибыль (gross profit). Считается по формуле: GP = R (revenue) – C (cost). Если GP = 15 – 30% от R, поставка успешная. Если GP > / < 15 – 30% от R или GP < 0, необходимо перепроверить расчет, найти и устранить ошибки, если они будут

3. Собрать все необходимые закрывающие документы:

Master air way bill, чтобы подтвердить международную перевозку
Таможенную декларацию, чтобы подтвердить услуги по импортному таможенному оформлению
Транспортную накладную, чтобы подтвердить локальную доставку с СВХ на склад клиента
Счет. Он может быть один на все услуги, а может быть на каждую в отдельности
Счет-фактуру
Акт выполненных работ

4. Проверить собранные документы

Как понять, что в счете и других документах нет ошибок:

1. Указан номер счета

2. Дата выставления счета не раньше, чем будет оказана последняя услуга по договору

3. Реквизиты сторон в счете совпадают с реквизитами в договоре-заявке

4. Номер и дата договора, на основе которого была выполнена перевозка и выставлен счет, указаны верно

5. Номер транспортной накладной, в нашем случае это MAWB, указан верно

6. Весогабаритные характеристики груза совпадают с аналогичной информацией в MAWB. При этом они могут незначительно отличаться от габаритов в договоре-заявке

7. Наименования услуг в счете полностью совпадают с договором-заявкой

8. Цена в рублях за услуги совпадает с договором-заявкой в пересчете по курсу

Важно

Все одинаковые данные, которые содержатся в трех документах (договор-заявка, транспортная накладная и счет) должны полностью совпадать

5. Если все данные в документах верны, отправить клиенту их скан-копии по электронной почте, а оригиналы с курьером.

Как только клиент получит их и подтвердит, что по ним у него нет никаких вопросов, поставку можно считать завершенной!

“

Теперь вы знаете, как завершается поставка, и как грамотно подготовить закрывающие документы.
А сейчас проверьте свои знания, пройдя интерактивное задание.

Интерактивное задание

Тест